Program Audytu – Jakości Usługi i Zarządzanie Personelem

Program audytu został zaprojektowany w celu oceny efektywności zarządzania personelem, jakości świadczonych usług oraz identyfikacji możliwości automatyzacji procesów. Jego celem jest analiza obszarów, w których automatyzacja może przyczynić się do zwiększenia efektywności operacyjnej, redukcji błędów oraz optymalizacji czasu realizacji zadań. Audyt koncentruje się również na aspektach organizacyjnych, kompetencyjnych, operacyjnych oraz kulturowych, które mają kluczowy wpływ na jakość obsługi klienta oraz wydajność zespołu

Planowanie i Zarządzanie jakością

1. Sposób definiowania wymagań klienta i ich dokumentowanie.
2. Specyfika spływu zamówień od Klientów  – w jaki sposób, częstotliwość,
3. Proces planowania pracy od momentu otrzymania zamówienia od Klientów  
4. Standardy obsługi klienta – punktualność, komunikacja, zgodność realizacji.
5. System monitorowania zadowolenia klienta i obsługi reklamacji.
6. Identyfikacja błędów i niezgodności w świadczeniu usługi.
7. Procesy doskonalenia jakości usług na podstawie opinii klientów.
8. Planowanie zleceń i zarządzanie harmonogramami wykonania usług.
9. Przydzielanie zadań do odpowiednich osób zgodnie z kompetencjami.
10. Monitorowanie postępu prac, czasów realizacji i reagowanie na odchylenia.
11. Koordynacja między zespołami, logistyka wewnętrzna i terminowość.

Organizacja i kompetencje personelu

1. Struktura organizacyjna i przypisanie ról oraz odpowiedzialności.
2. Kwalifikacje i doświadczenie personelu w kluczowych obszarach operacyjnych.
3. System wdrożenia nowych pracowników (onboarding, szkolenia stanowiskowe).
4. Ocena skuteczności szkoleń i planów rozwoju kompetencji.
5. System oceny pracowników oraz ścieżki kariery i motywacja.
6. Zarządzanie czasem pracy, dyspozycyjnością i elastycznością zespołów.
7. Plan zastępstw.
8. System i rozkład czasu pracy.
9. System ewidencji czasu pracy.
10. Ilość pracowników stałych do pracowników tymczasowych
11. Rotacja pracowników stałych.
12. Wymiary etatów (1, ½, ¼?).
13. Premie – czy występują, od czego zależą.
14. Zmiany, stosowane dodatki na zmianach.
15. Nadgodziny – jak często występują.
16. Dodatkowe bonusy – bony, gratisy.

Stanowiska zajmowane przez pracowników zewnętrznych

1. Profile stanowisk (stanowiska, wymagania i oczekiwania)
2. Kryteria selekcji (np. testy wprowadzające)
3. Odmienność wymagań od innych stanowisk na innych działach
4. Podobieństwo pracy do innych stanowisk na innych liniach, działach
5. Możliwości pracy danego pracownika na innym dziale, brygadzie, stanowisku
6. Instruktaż stanowiskowy – czas poświęcony na wdrożenie, samodzielną pracę, 100% wydajność

Zapotrzebowanie na Outsourcing (dane miesięczne za ostatnie 12 mies.)

1. Sezonowość, okresy wyżu i niżu – na ile przewidywalne, z jaką dokładnością
2. Ilość zatrudnionych PT w ostatnim roku
3. Ilość godzin przepracowanych przez PT w roku z wyróżnieniem nadgodzin
4. Liczba przepracowanych godzin na stanowisko (minimum – maksimum)
5. Absencja chorobowa pracowników stałych i potrzeba zastępowania pracownikami tymczasowymi
6. Zwolnienia grupowe, redukcje etatów, dyscyplinarne

Rekrutacja i selekcja (sytuacja obecna i pożądana)

1. Stopień rozbudowy struktury pod kątem rekrutacji – ile agencji / osób w  tym się zajmuje, zajmowało?
2. Kto przeprowadza rozmowy kwalifikacyjne? Kto ostatecznie wybiera kandydata? Czy outsourcer może decydować o całym procesie rekrutacji?
3. Doświadczenia na rynku pracy – problemy dotyczą określonych stanowisk, okresu w roku, czym spowodowane?
4. Grupa docelowa –region pozyskiwania pracowników, specyficzne wykształcenie, doświadczenie, kwalifikacje.
5. Obecna procedura zatrudnienia. Jakie  ma oczekiwania co do kształtu tej procedury w ramach przyszłej współpracy?
6. Dojazd pracowników – czy zapewniany, dofinansowany przez  lub agencję?
7. Czy  jest zadowolony z profilu, jakości pracowników dostarczanych przez dotychczasowe agencje?

Automatyczne systemy inspekcji oraz kontroli jakości

1. Określenie aktualnego stanu wiedzy dotyczącej stosowanych rozwiązań opartych o wizję maszynową.
2. Określenie potrzeb oraz wymagań jakościowych na kolejnych etapach produkcji.
3. Analiza miejsc możliwych do implementacji automatycznych systemów kontroli wraz z analizą proponowanych rozwiązań.
4. Określenie budżetów oraz kalkulacją ROI dla każdego z procesów wytypowanych do analizy.
5. Program szkoleń z zakresu automatyki i wizji maszynowej.

Bezpieczeństwo pracy i ergonomia

Zapewnienie środków ochrony indywidualnej i odpowiednich narzędzi pracy.

Szkolenia BHP i przestrzeganie zasad bezpieczeństwa w miejscu pracy.

Ocena ergonomii stanowisk pracy i komfortu pracowników.

Zarządzanie zdarzeniami wypadkowymi i działaniami zapobiegawczymi.

Usługi inżynieryjne świadczymy w zakresie: przygotowania projektów do produkcji, wdrażania produkcji, poprawy produkcji, a także zarządzania łańcuchami dostaw. Na każdym etapie inżynierowie Exact chętnie wesprą Twoją organizację. Przygotowanie PPAP, konsultacja FMEA, zmiana w oprogramowaniu? Czemy na Twój kontakt.

Jakub Cieśla
Engineering Manager

Od niemal 20 lat oferujemy usługi outsourcingu procesowego, 
rekrutacji tymczasowych i stałych z możliwością przejęcia wszelkich 
formalności z tym związanych oraz w doradztwie HR. Wspieramy 
klientów zarówno w Polsce, jak i za granicą.